Нужен ли компании логист: когда выгоднее штатный специалист, а когда аутсорсинг логистики

Когда перевозки становятся регулярными, бизнес рано или поздно сталкивается с вопросом: кто будет организовывать транспортную логистику, искать перевозчиков, контролировать рейсы и документы?

Один вариант — нанять логиста в штат. Другой — передать часть задач внешнему специалисту или транспортно-экспедиторской компании.

Разбираем, зачем бизнесу нужен логист, какие задачи он решает, чем отличается штатный специалист от внешнего логиста и в каких случаях аутсорсинг транспортной логистики может быть практичнее.

Логистика — это не только поиск машины под конкретную загрузку. Даже одна перевозка включает несколько связанных между собой задач: подбор транспорта, согласование ставки, проверку параметров груза, организацию погрузки, контроль движения автомобиля, взаимодействие с перевозчиком и работу с документами.

Пока отправок немного, эти функции нередко распределяются между руководителем, отделом продаж, снабжением или бухгалтерией.

Но по мере роста количества перевозок такая схема начинает отнимать всё больше времени.

Логист помогает организовать процесс системно: от получения заявки на перевозку до завершения рейса и документооборота.

Отдельный специалист особенно полезен, когда перевозки становятся регулярными или требуют постоянного контроля.

Обычно потребность в логисте возникает, если:

• грузы отправляются несколько раз в неделю или чаще;
• компания работает по нескольким направлениям;
• приходится регулярно искать транспорт;
• ставки перевозчиков заметно меняются;
• используются разные типы транспорта;
• сотрудники тратят много времени на звонки перевозчикам;
• возникают задержки с документами;
• нужно контролировать сразу несколько рейсов;
• перевозки начинают отвлекать отдел продаж, закупки или руководство от основных задач.

При этом потребность в логистической функции ещё не означает, что компании обязательно нужен отдельный штатный сотрудник.

На практике бизнес обычно выбирает один из трёх вариантов.

Первый — сотрудник компании самостоятельно занимается перевозками параллельно со своими основными обязанностями.

Второй — компания нанимает штатного логиста или формирует собственный отдел логистики.

Третий — передаёт организацию транспортной логистики внешнему исполнителю.

Последний вариант обычно называют аутсорсингом логистики, логистическим сопровождением или работой с внешним логистом.

Выбор зависит не столько от размера компании, сколько от объёма перевозок, их сложности и количества задач, которые приходится решать ежедневно.

Штатный логист работает внутри компании и полностью включён в её внутренние процессы. Это удобно, если объём перевозок достаточно большой и специалист постоянно загружен работой.

Внешний логист подключается к согласованному объёму задач. Например, компания может передать ему подбор транспорта, взаимодействие с перевозчиками, сопровождение рейсов и документооборот.

Главное отличие — в самой модели работы.

При найме сотрудника бизнес создаёт рабочее место и несёт постоянные расходы на специалиста независимо от текущего количества перевозок.

При аутсорсинге транспортной логистики оплачивается согласованный формат сопровождения без необходимости создавать отдельную должность внутри компании.

Конкретный перечень задач зависит от договорённостей между компанией и исполнителем.

Ведение логистики может включать:

• получение заявок на перевозку;
• уточнение параметров груза;
• подбор подходящего транспорта;
• поиск и взаимодействие с перевозчиками;
• согласование условий перевозки;
• организацию подачи автомобиля;
• контроль погрузки и движения груза;
• коммуникацию с участниками перевозки;
• контроль получения транспортных документов;
• сопровождение электронного документооборота.

Компания может передать весь процесс либо только отдельные операции.

Например, внутренний сотрудник продолжает формировать заявки, а внешний логист занимается подбором транспорта и сопровождением перевозчиков.

Логистическое сопровождение — это организация и контроль перевозки на протяжении всего рабочего процесса.

Задача заключается не только в том, чтобы найти автомобиль.

Необходимо убедиться, что выбранный транспорт подходит под груз, перевозчик получил необходимые данные, машина подана в согласованное время, а изменения по рейсу своевременно передаются участникам перевозки.

После завершения рейса остаётся ещё одна важная часть процесса — документы.

Именно поэтому при регулярных грузоперевозках бизнесу часто требуется не разовый поиск автомобиля, а системное ведение транспортной логистики.

Для бизнеса главный смысл аутсорсинга — получить логистическую функцию без необходимости создавать её полностью внутри компании.

Такой формат позволяет передать внешнему исполнителю операционные задачи и оставить своим сотрудникам работу, непосредственно связанную с основным бизнесом.

К возможным преимуществам относятся:

• не требуется отдельный сотрудник в штат;
• можно передать только необходимый объём задач;
• не нужно самостоятельно организовывать постоянный поиск перевозчиков;
• появляется один ответственный за согласованный участок транспортной логистики;
• проще масштабировать работу при увеличении количества перевозок;
• снижается нагрузка на сотрудников, которые раньше занимались логистикой параллельно с основной работой.

Если компания рассматривает такой формат, подробнее порядок работы мы описали на странице «Логистика на аутсорсинге».

У внешнего формата есть и ограничения.

Часть логистических процессов фактически передаётся другой компании, поэтому особенно важны понятный порядок взаимодействия и быстрое получение информации.

До начала работы нужно определить:

• какие задачи передаются исполнителю;
• кто направляет заявки;
• кто согласовывает стоимость перевозки;
• как передаются изменения по рейсам;
• кто отвечает за документы;
• каким образом стороны обмениваются информацией.

Если эти процессы заранее не согласованы, даже хороший внешний логист не сможет работать эффективно.

Кроме того, при очень большом и постоянном объёме перевозок компании действительно может быть выгоднее собственный логистический отдел.

Поэтому решение стоит принимать исходя из фактической загрузки, а не только из стоимости услуги.

При сравнении штатного специалиста и аутсорсинга часто смотрят только на заработную плату. Но для бизнеса стоимость штатного сотрудника шире одного оклада.

Необходимо учитывать расходы работодателя, рабочее место, программное обеспечение, время на поиск и адаптацию сотрудника, а также периоды отпусков и временного отсутствия.

Поэтому правильнее сравнивать не зарплату логиста со стоимостью услуг подрядчика, а полную стоимость логистической функции для компании.

Есть и второй показатель — фактическая загрузка.

Если специалист необходим ежедневно и ведёт большой поток перевозок, штатная модель может быть оправданной.

Если перевозки регулярные, но их недостаточно для полноценной загрузки отдельного сотрудника, внешний логист может оказаться рациональнее.

Передача транспортной логистики внешнему исполнителю может быть полезна компаниям, у которых перевозки уже требуют регулярного внимания, но собственного полноценного отдела логистики пока нет.

Например:
Нет штатного логиста.
Перевозки есть, но отдельного сотрудника нанимать нецелесообразно.

Перевозки стали регулярными.
Нужно постоянно искать транспорт, работать с перевозчиками и контролировать документы.

Не хватает ресурсов действующего отдела.
Часть рейсов можно передать внешнему логисту без увеличения штата.

Нужен единый ответственный за перевозки.
Вместо нескольких сотрудников и подрядчиков координацией процесса занимается один исполнитель.

Объём перевозок меняется.
В определённые периоды количество заявок увеличивается, но постоянное расширение собственного отдела не требуется.

Аутсорсинг — не универсальная замена штатному специалисту.

Собственный логист может быть предпочтительнее, если транспортная логистика является одной из ключевых внутренних функций компании и требует постоянного присутствия сотрудника.

Например, когда ежедневно проводится большое количество отгрузок, логист тесно взаимодействует со складом, производством, закупками и продажами, а значительная часть рабочего дня занята внутренней координацией.

При таких условиях постоянный специалист внутри компании может быть удобнее внешней модели.

В некоторых организациях используется и смешанный вариант: часть перевозок ведёт собственный логист, а отдельные направления или дополнительный объём передаются внешнему исполнителю.

Начать стоит не с вопроса «сколько стоит логист», а с анализа текущего процесса.

Посчитайте:

• сколько перевозок проводится в месяц;
• сколько времени сотрудники тратят на их организацию;
• сколько перевозчиков приходится привлекать;
• насколько часто нужно искать новый транспорт;
• сколько человек внутри компании участвуют в процессе;
• возникают ли сложности с документами;
• есть ли у логиста постоянная загрузка на полный рабочий день.

После этого намного проще сравнить три модели: оставить процесс внутри существующего отдела, нанять собственного специалиста или передать ведение логистики на аутсорсинг.

Перед началом сотрудничества важно определить не только стоимость услуг логиста.

Необходимо понять, какие конкретно задачи исполнитель будет выполнять и где заканчивается его зона ответственности.

Стоит заранее согласовать порядок получения заявок, время взаимодействия, правила согласования перевозчиков и ставок, документооборот и действия при изменении условий перевозки.

Чем точнее распределены обязанности между сторонами, тем устойчивее работает схема.

Если вам нужен именно внешний формат работы, подробнее условия и перечень задач можно посмотреть на странице «Аутсорсинг транспортной логистики».

Чем внешний логист отличается от транспортной компании?
Внешний логист занимается организацией транспортной логистики компании и может сопровождать регулярный поток перевозок. Разовая заявка на перевозку обычно решает одну конкретную задачу — доставить определённый груз по определённому маршруту.

Можно ли передать логисту только часть задач?
Да. Формат работы может включать как полное сопровождение перевозок, так и отдельные функции — например, поиск транспорта, взаимодействие с перевозчиками или контроль документов.

Аутсорсинг логистики подходит только небольшим компаниям?
Нет. Внешнее логистическое сопровождение может использоваться компаниями разного масштаба. Решающее значение имеет не размер бизнеса, а организация его транспортных процессов и объём задач, которые целесообразно передать внешнему исполнителю.

Можно ли работать с внешним логистом при наличии собственного специалиста?
Да. Например, компания может передать подрядчику отдельные направления, часть перевозок или дополнительный объём в периоды высокой загрузки.

Что влияет на стоимость услуг логиста?
Стоимость зависит от объёма и регулярности перевозок, количества передаваемых задач, сложности направлений и выбранного формата взаимодействия.

Что лучше: штатный логист или аутсорсинг?
Универсального ответа нет. Штатный специалист оправдан при постоянной высокой загрузке и глубокой интеграции логистики во внутренние процессы. Аутсорсинг может быть удобнее, когда логистическая функция уже нужна, но создание отдельного рабочего места или отдела пока избыточно.

ООО «Экспедитор ВЛ» может взять на сопровождение согласованный объём задач по транспортной логистике: от получения заявки и подбора транспорта до контроля перевозки и документов.

Формат подходит компаниям, которым нужно организовать регулярные грузоперевозки без расширения собственного отдела логистики.

Обсудить логистику на аутсорсинге