Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: что изменилось и как работать

Главное изменение ввёл Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. Он закрепил обязательный переход на электронные перевозочные документы для ряда видов перевозок.

Для автомобильных грузоперевозок основной принцип теперь такой:
электронный документ — общее правило, бумажный документ — исключение в специально предусмотренных случаях.

Минтранс прямо указывает, что с 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат распространяется, в частности, на:

• транспортную накладную;
• заказ на перевозку;
• заявку на перевозку;
• железнодорожную транспортную накладную;
• грузовую накладную при воздушной перевозке;
• экспедиторские документы.

При этом для отдельных ситуаций законодательство сохраняет возможность оформления документов на бумаге.

Для автомобильных перевозок один из ключевых документов — электронная транспортная накладная, или ЭТрН.

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза и фиксирует сведения об участниках перевозки, грузе, транспортном средстве, приёмке груза и его выдаче.

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная по общему правилу формируется именно в электронном виде.

Правило закреплено в Федеральном законе № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» с учётом изменений, внесённых Федеральным законом № 140-ФЗ. Возможность использовать бумажную форму сохраняется только для предусмотренных Минтрансом случаев.

По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки не установлено иное.

Но ЭТрН — это не документ, который один участник просто заполнил и отправил остальным.

В процессе перевозки свои действия в электронном документе последовательно отражают разные участники: грузоотправитель, перевозчик, водитель, грузополучатель и другие лица в зависимости от конкретной схемы перевозки.

Поэтому переход на ЭТрН требует не только подключения программы, но и согласованного процесса между всеми сторонами.

ГИС ЭПД — Государственная информационная система электронных перевозочных документов.

Она используется для получения, обработки и хранения сведений из электронных перевозочных документов.

Оператором ГИС ЭПД является Минтранс России.

При этом обычная компания, грузоотправитель или перевозчик не работают непосредственно внутри ГИС ЭПД. Взаимодействие происходит через операторов информационных систем электронных перевозочных документов — операторов ИС ЭПД.

Именно через такого оператора документ формируется, подписывается участниками и передаётся в государственную систему. Правила работы ГИС ЭПД и обмена документами установлены, в частности, постановлениями Правительства РФ № 281 и № 931.

Да, если используемый сервис предоставляет функциональность работы с электронными перевозочными документами как оператор ИС ЭПД или через соответствующую интеграцию.

Это важный момент: обычный электронный документооборот и транспортный ЭДО — не совсем одно и то же.

Например, компания может давно обмениваться через ЭДО счетами, УПД и актами, но для работы с ЭТрН ей дополнительно необходим функционал взаимодействия с ГИС ЭПД.

Поэтому перед началом работы необходимо проверить:

1. поддерживает ли ваш оператор электронные перевозочные документы;
2. подключён ли нужный модуль;
3. настроены ли полномочия сотрудников;
4. есть ли необходимые электронные подписи;
5. умеют ли работать с ЭПД ваши перевозчики и контрагенты.

ФНС ведёт перечень операторов информационных систем электронных перевозочных документов.

Изменения особенно важны для транспортно-экспедиционных компаний.

Федеральный закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» теперь устанавливает общее правило: экспедиторские документы формируются в электронной форме.

К ним относятся в том числе:

• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка.

Для электронных экспедиторских документов ФНС утвердила соответствующие форматы, а случаи, когда разрешено использовать бумагу, установлены приказом Минтранса России от 3 апреля 2026 года № 115.

Для транспортно-экспедиторской компании это означает, что цифровизация касается не только транспортной накладной. Необходимо выстроить весь цикл оформления перевозки с учётом электронных экспедиторских документов.

Частая ошибка — считать, что с 1 сентября 2026 года вообще все документы в грузоперевозках могут существовать только в электронном виде. Это не так.

Например, путевой лист может оформляться как в электронном, так и в предусмотренной законодательством иной форме. Обязательность электронного формата для него устроена иначе, чем для ЭТрН.

Поэтому не стоит смешивать в одно понятие транспортную накладную, экспедиторскую расписку, УПД, путевой лист и бухгалтерские документы.

У каждого документа своё назначение и свои правила оформления.

Бумажная форма полностью не исчезла.

Приказ Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262 устанавливает случаи, когда транспортная накладная, заказ и заявка могут оформляться на бумажном носителе.

После вступления новых правил перечень дополнительно корректировался. В частности, Минтранс расширил исключения для отдельных перевозок военных и специальных грузов и перевозок в условиях специальных правовых режимов.

В числе предусмотренных законодательством ситуаций встречаются:

• отдельные перевозки военных и специальных грузов;
• некоторые операции с иностранными участниками;
• перевозки на территориях, где действуют специальные правовые режимы;
• отдельные случаи перевозок для личных нужд;
• другие ситуации, прямо перечисленные в нормативных актах Минтранса.

Для экспедиторских документов действует отдельный перечень исключений — приказ Минтранса № 115.

Поэтому вопрос «можно ли именно эту перевозку оформить на бумаге?» нужно решать не по общему правилу, а применительно к конкретной ситуации.

Это один из самых спорных вопросов переходного периода.

Обязательность электронных перевозочных документов действует с 1 сентября 2026 года.

Минтранс отдельно разъяснял, что период до 1 марта 2027 года не является переносом даты вступления требований в силу.

Ведомство называет его нештрафуемым периодом, предназначенным для адаптации участников рынка. При предъявлении бумажных перевозочных документов вместо электронных контрольные органы в предусмотренных случаях должны применять более мягкий подход.

Но из этого нельзя делать вывод: «до 1 марта 2027 года ЭТрН необязательна». Это неверно.

Корректная формулировка для бизнеса:
обязанность использовать электронные перевозочные документы уже действует, а период до 1 марта 2027 года предназначен для адаптации к новым требованиям и не отменяет саму обязанность.

Минтранс отдельно подчёркивает именно эту разницу.

Упрощённо процесс выглядит так.
1. Участники согласовывают перевозку
Определяются грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, маршрут, груз, автомобиль и условия перевозки.

2. Формируется ЭТрН
Документ создаётся в системе оператора ИС ЭПД.

3. Документ подписывают участники перевозки
На разных этапах в ЭТрН появляются необходимые сведения и электронные подписи соответствующих участников.

4. Информация передаётся в ГИС ЭПД
Оператор обеспечивает передачу необходимых файлов и сведений в государственную систему.

5. Перевозка выполняется
В электронном документе фиксируются предусмотренные форматом этапы перевозки.

6. Грузополучатель принимает груз
После завершения перевозки соответствующие данные также отражаются в электронном документе.

В результате участникам не нужно передавать друг другу единственный бумажный оригинал транспортной накладной.

Электронный документ не означает, что водитель должен возить распечатанную ЭТрН как основной документ.

Для проверки электронных перевозочных документов используется электронный механизм идентификации документа, в том числе QR-код.

Минтранс указывает, что контролирующие органы могут получать сведения о перевозке из системы, а инспектор может проверить электронный документ по QR-коду.

Для транспортной компании это ещё одна причина заранее проверить работу процесса именно с позиции водителя: знает ли он, где находится нужный QR-код и что делать во время проверки.

Переход на ЭПД связан прежде всего с требованиями законодательства, однако при правильно настроенном процессе электронные документы могут решить несколько давних проблем транспортной логистики.

Документ невозможно «забыть отправить почтой» после рейса. Снижается зависимость от бумажных оригиналов. Быстрее происходит обмен данными между участниками перевозки. Проще контролировать статус документа. Сокращается ручная обработка бумаг.

Минтранс также относит к преимуществам системы сокращение организационных затрат, повышение прозрачности перевозок и ускорение логистических процессов.

Но цифровизация сама по себе не устраняет ошибки.

Если в компании не определено, кто создаёт документ, кто подписывает его на каждом этапе и что делать при изменении автомобиля, маршрута или участника перевозки, электронная форма просто переносит старый хаос в новую систему.

Поэтому ключевая задача — не только подключить оператора ЭПД, но и описать рабочий процесс внутри компании.

Если компания регулярно отправляет или получает грузы автомобильным транспортом, стоит проверить пять вещей.

1. Подключение к оператору ИС ЭПД. Обычного подключения к ЭДО для счетов и УПД может быть недостаточно.
2. Электронные подписи и полномочия. Нужно заранее определить, кто имеет право подписывать документы от имени компании.
3. Контрагентов. Перевозчики, грузоотправители и грузополучатели должны понимать свою роль в электронном документообороте.
4. Внутренний регламент. Кто создаёт ЭТрН? Кто проверяет сведения? Кто контролирует закрытие рейса? Кто исправляет ошибку?
5. Нестандартные ситуации. Замена водителя, автомобиля, перевозчика, изменение маршрута или условий перевозки должны быть предусмотрены процессом заранее.

Для клиента транспортной компании главное изменение заключается в том, что перевозка теперь требует большей цифровой готовности всех участников цепочки.

Недостаточно просто заказать автомобиль.

Нужно понимать:

• кто будет указан грузоотправителем;
• кто сформирует транспортную накладную;
• через какого оператора работают стороны;
• кто подписывает документы;
• есть ли у сотрудников необходимые полномочия;
• какие документы должен оформить перевозчик, а какие — экспедитор.

Если эти вопросы выясняются уже во время погрузки, риск задержки автомобиля становится выше.
Поэтому работу с документами лучше согласовывать одновременно с условиями самой перевозки.

Для экспедитора реформа особенно существенна. Помимо организации самой перевозки, необходимо обеспечить корректную работу с электронными экспедиторскими документами.

Это означает, что профессиональное сопровождение перевозки теперь включает уже не только:

• поиск транспорта;
• согласование ставки;
• контроль подачи;
• контроль движения автомобиля;
• связь с перевозчиком.

В процесс входит ещё и организация правильного электронного документооборота между участниками перевозки.

Для клиента это становится отдельной ценностью: ему не приходится самостоятельно разбираться в каждом этапе взаимодействия с перевозчиком и в логике транспортного ЭДО.

Обязательны ли электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года?
Да. Федеральный закон № 140-ФЗ ввёл обязательное электронное оформление ряда перевозочных и экспедиторских документов с 1 сентября 2026 года. Для отдельных случаев Минтранс установил исключения, при которых допускается бумажная форма.

Электронная транспортная накладная обязательна в 2026 году?
По общему правилу для перевозки груза по договору автомобильной перевозки транспортная накладная формируется в электронном виде. Бумажная форма допускается в случаях, определённых Минтрансом.

Кто оформляет электронную транспортную накладную?
По общему правилу её формирует грузоотправитель, если договором перевозки не установлено иное. Затем в оформлении участвуют другие стороны перевозки в рамках предусмотренных электронным форматом этапов.

Что такое ГИС ЭПД простыми словами?
Это государственная система, в которую поступают сведения об электронных перевозочных документах. Компании работают с ней через операторов ИС ЭПД.

Нужно ли напрямую регистрироваться в ГИС ЭПД?
Работа участников перевозки организована через операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Участники рынка напрямую с государственной системой обычно не взаимодействуют.

Можно ли оформить электронную транспортную накладную в СБИС?
Можно использовать сервис, который поддерживает работу с ЭПД и взаимодействие с ГИС ЭПД. Наличие обычного ЭДО само по себе ещё не означает, что транспортный ЭДО подключён.

Можно ли работать с ЭТрН через Диадок?
Принцип тот же: необходимо, чтобы используемое решение поддерживало электронные перевозочные документы и работу через соответствующего оператора ИС ЭПД.

Можно ли после 1 сентября 2026 года использовать бумажную транспортную накладную?
Только в предусмотренных законодательством случаях. Их устанавливает Минтранс России, в частности приказом № 262.

Отменили ли обязательную ЭТрН до 1 марта 2027 года?
Нет. Минтранс прямо указывает, что период до 1 марта 2027 года не является юридической отсрочкой обязательного перехода на ЭПД.

Какие экспедиторские документы стали электронными?
В электронном формате оформляются предусмотренные законодательством экспедиторские документы, в том числе поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки. Исключения для бумажной формы определяет приказ Минтранса № 115.